| 书信条据
文件管理办法范文 『范文1』
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3、1上行文:请示，报告，计划，总结;
3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;
3、3平行文:信函，会议纪要。
4、文件格式
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:
4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;
4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则;
4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般应写发文日期;
4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;
4、9、3重要的文件写签发的日期;
5、文号
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;
6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:
7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;
7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写<文件发放登记表>，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写<文件处理单>，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在<收文登记表>内，内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8、相关文档
8、1文号编码规则
8、2<文件编号使用登记表>
8、3<对外发文登记表>
8、4<对内发文登记表>
8、5<收文登记表>
8、6<文件处理单>
8、7<传阅单>
8、8<用印登记表>
8、9对外发文格式
8、10对内发文格式
8、11报告总结格式
文件管理办法范文 『范文2』
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。